どーも。蔵治（Kuraji）です。
「面談前になると、何を話そうか毎回悩む」「気がついたら無難な話で終わってしまった」――そんな経験、ありませんか？
私はコールセンターの管理職として10年以上、数えきれないほど部下との面談を重ねてきました。正直に言うと、最初のころは私もそうでした。面談が終わってから「あ、あれ聞くの忘れた」と後悔したり、なんとなく雰囲気よく終わらせてしまったり。
でも、ある「ヒアリングノートの作り方」を習慣にしてから、面談の質がガラッと変わりました。この記事では、その準備術を具体的にお伝えします。
面談が「なんとなく」で終わる本当の理由
面談がうまくいかない原因のほとんどは、「準備不足」ではなく「準備の方向性のズレ」にあります。
多くの管理職が面談前にやっていること――「最近の数字を確認する」「評価シートを見返す」。もちろん大切です。でも、それだけだと面談は業績レビューになってしまいます。
部下が面談に何を求めているか、考えたことはありますか？
多くの場合、部下が面談で本当に期待しているのは「自分のことを見てくれているか」という確認です。数字の話よりも、自分の努力や悩みをちゃんとわかってもらえているか――そこに安心感を求めています。
準備すべきは「評価の根拠」ではなく、「相手への理解の深さ」なのです。
面談前日に作る「3つのメモ」
私が実践している準備は、面談の前日までに「3つのメモ」を書くだけです。手帳やノート、スマホのメモでも構いません。
① 最近の「変化」を1つ書く
先月と比べて何か変わったことはないか。直近の勤怠、仕事の取り組み方、表情、言葉のトーン、周囲への接し方。数字ではなく、行動や雰囲気の変化に注目します。
「最近、報告のタイミングが早くなった気がする」「会議での発言が減ったな」――そういった小さな観察で気が付いたことを書き出しておきます。少なくとも1つは書いておきます。これが面談の「つかみ」になります。
② 「聞きたいこと」と「伝えたいこと」を1つずつ書く
「聞きたいこと」は、部下が最近取り組んでいることへの疑問や関心です。「今期の目標の進捗状況はどう？」「最近、困っていることはない？」という感じで、相手のことを知りたいという姿勢で書きます。
「伝えたいこと」は、フィードバックや期待です。ここでポイントがあります。必ず「具体的なエピソード」とセットにすることです。例えばクライアントとの打ち合わせがあって堂々とした発言をしていたとしましょう。その際に「最近頑張ってるね。」ではなく、「先週のクライアントとの打ち合わせは、落ち着いて発言が出来ていたよ。すごく心強い感じがしてよかったよ。」という形にします。
③ 「次の面談までの目標」を一言で書く
今期の目標を達成するというゴールに向けて、次の面談までに達成すべき目標を設定することで、面談中の言葉の選び方が変わります。
やりがちな失敗：「伝える」ばかりで「聞く」を忘れる
管理職がやりがちな失敗が、面談を「自分が話す場」にしてしまうことです。
特に経験を積んだ管理職ほど、アドバイスや指導が先に出てしまいます。「こうしたほうがいい」「あのときはこうだった」――部下の話を聞く前に自分の話が始まってしまう。
面談の理想的な話す割合は、一般的に部下7～8：管理職3～2と言われています。管理職は「聞き役」が基本です。
事前に「聞きたいこと」をメモしておくと、面談中に焦って話し始めることが減ります。「まず聞こう」という気持ちで臨むだけで、部下の本音が引き出しやすくなります。
まとめ：準備は「相手を知るための時間」
面談の準備は、評価のために行う部分はありますが、ただの情報収集の場にしてはいけません。「この人のことをちゃんと見ている」という姿勢を、面談の場で自然に示すための準備です。
3つのメモは、慣れれば10分もかかりません。でも、その10分が面談の密度を大きく変えます。
次回の面談の際にヒアリングノートを準備してみてはいかがでしょうか？
それではまた！！
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