どーも。蔵治（Kuraji）です。
前回の記事では、面談前日までに作るヒアリングノートとして「3つのメモ」についてお伝えしました。今回は、面談当日に実際にどう進めていくかを具体的にお話しします。
「準備は整った。でも、いざ始めるときは何からどう話せばいい？」――そんな悩みを持つ方に向けた内容です。
結論から言うと、面談の質は最初の3分でほぼ決まります。
面談の場に入ってからの「最初の3分」が全てを決める
面談が始まる瞬間、部下はこう感じています。「今日は何を言われるんだろう」「評価の話かな」「何かミスして、フィードバックされるのかな」。
多かれ少なかれ、ほとんどの部下は緊張した状態で面談の場に臨みます。この緊張をほぐさないまま本題に入ると、部下が本音で話すことは難しくなります。
最初の3分でやることはシンプルです。雑談をする。それだけです。
「最近、困ってることはない？」「季節の変わり目だけど体調は大丈夫？」「昨日の〇〇の件、大変だったみたいだね。対応してくれてありがとう。」――業務とは直接関係のない話題も織り交ぜながら場をあたためます。ポイントは、管理職側が先に「話しやすい空気」を作ること。部下に雑談を求めても、緊張しているうちは出てきません。
私はよく、前日に書いておいた「最近の変化メモ」をここで使います。「最近、朝の出社が早くなったよね。何かあった？」――こういった「あなたのことをちゃんと見ている」という一言が、部下の緊張をほぐすとともに「自分はきちんと見られている」という信頼と今後のモチベーションにつながってきます。
面談の「4ステップ進行」
場があたたまったら、以下の流れで進めます。
ステップ①：近況・気持ちの確認（5〜10分）
「さっき、〇〇が困っているって言ってたけど、具体的にどういう部分が困ってるの？」「最近のタスクだと、どんなところがしんどい？」「逆に、自分は得意だなと感じたタスクとかはあった？」
ここでは評価も判断もしません。ただ聴くだけです。管理職がメモを取りながら相槌を打つだけで、部下は「ちゃんと聴いてもらえている」と感じます。
注意点：この段階でアドバイスや反論をしないこと。「それはこうすればいい」と言いたくなっても、まず最後まで聴く。これだけで面談の雰囲気が変わります。
ステップ②：目標・進捗の確認（10〜15分）
近況が確認できたら、本題に入ります。部下自身が設定した目標を本人に確認したうえ、「今期の目標、現時点でどのくらい進んでいる？」「うまくいっていないところはどこ？」「どうすれば進めていけると思う？」
ここでも、最初は部下に話させます。管理職が「こうすべき」と先に言ってしまうと、部下が自分で考える機会を奪うことになります。部下が詰まったときに初めて、管理職が補足や提案をする順番です。
ステップ③：フィードバックと期待の伝達（5〜10分）
前日に準備したメモのうち「伝えたいこと」をここで使います。必ず具体的なエピソードとセットにして伝えます。
「先週の△△の案件だけど、あの判断は自分でできたの？すごくよかったよ」「一方で、□□の場面では、もう少し早く報告や相談をしてほしかったな。何か相談しにくい理由があったのかな？」
フィードバックは「良かった点」を先に、改善点はあとに。この順番が崩れると、良い話が印象に残りにくくなります。
ステップ④：次の面談までの目標確認と最終的なヒアリング（5分）
最後は前向きなゴールで締めます。「次の面談までに、1つ意識して業務にあたってほしいことを決めよう」
管理職が一方的に決めるのではなく、「自分でどうしたいか」を部下から引き出すのがポイントです。自分で決めた目標は、人から与えられた目標より格段に達成率が上がります。
また、最後のヒアリングも重要です。「これで本日の面談は終わるけど、最後に何か言いたいことや聞きたいことはありますか」
これは、面談途中にあとで聞こうと思っていて、部下が言いそびれていることを拾い上げるために非常に有効です。ここで部下からの回答が「特にありません。」ならば、今回の面談では、きちんと意見の吸い上げやヒアリングができている証拠になります。
やりがちな失敗：時間が足りなくなる
面談で最もよくある失敗が、時間切れです。
雑談が長引いて本題に入れなかった、話が盛り上がって目標確認を忘れた――こういった事態を防ぐために、最初に「今日の面談は○分の予定です。」「今回の面談は○時○分までだね。」と宣言しておくのが有効です。
また、例えば45分の面談であれば、残り10分になったタイミングで「じゃあ、そろそろ今回のまとめをするね」と自分からリードする習慣をつけましょう。終わりを意識することで、話の密度が上がります。
まとめ：面談は「聴く場」、でも「流れ」は管理職である自分がつくる
面談は部下が主役ですが、進行は管理職の仕事です。最初の3分で場をあたため、4つのステップで流れをつくり、最後は前向きな目標と最後のヒアリングで締める。
このリズムが身につくと、面談後に部下が「話してよかった」という印象や日頃の業務中に「次の面談ではあれを話そう」と感じてくれる確率がぐっと上がります。
次回の面談は、ぜひ「最初の3分の雑談」から意識してみてはいかがでしょうか。
それではまた！！
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