どーも。蔵治（Kuraji）です。
これまでの記事では、面談前日の「ヒアリングノートの作り方」と、当日の「4ステップ進行」をお伝えしてきました。今回はシリーズ最終回、面談が終わった後の「フォローアップ」についてお話しします。
「面談はちゃんとやった。でも、なぜか部下との距離感が変わらない」「部下から信頼されていない感じがする」――そう感じたことはありませんか？
原因はほぼ間違いなく、面談後のフォローにあります。面談は「終わった瞬間」から次の面談が始まっている、と私は考えています。
面談終了後の30分が、次の面談の質を決める
面談が終わったら、その日のうちに必ずやってほしいことが1つあります。
面談の時にヒアリングして記載したメモを読み返して、必要であれば追記などを行い整理します。その後に、自分の「TODO」を書き出すことです。
面談の場では、管理職側も多くの情報を受け取っています。部下が話していた悩み、気になっていた言葉、約束したこと。これをその日のうちに整理しておかないと、1週間もすれば細かいニュアンスをほとんど忘れてしまいます。おそらく最初は30分程度もしくはそれ以上にかかってしまうかもしれませんが、慣れてきたら10分程度に収まる作業だと思います。
整理する項目は、シンプルに3つです。
- 部下から出てきた課題・悩み（どんな言葉で表現していたか、どんな表情や温度感で申し出があったか）
- 管理職側が約束したこと（確認する、調べる、伝える、など）
- 次の面談までに観察しておくポイント（予想される行動と変化があった際に見ておく視点＝観察ポイント）
このメモが、次の面談前に書く「ヒアリングノート」の土台になります。準備編でお伝えした「最近の変化メモ」は、ここで書き出した観察ポイントを日々チェックすることで育っていきます。
私がメモ整理を習慣にした、苦い理由
この習慣を始める前、私は面談の内容をノートにメモするだけで済ませていました。
ところが、時間が経つと細かい部分がぼやけてしまうのです。さらに悪いことに、そもそもメモを取りきれていない内容もあり、以前に聞いたはずのことを、もう一度聞いてしまうことがありました。
そんなとき、私はこう前置きをしていました。
「もしかしたら以前に聞いたかもしれないけど……」
部下から直接何かを言われたわけではありません。でも、この言葉を口にするたびに、私は強い危機感を覚えました。「この人に話しても意味がないのでは？」と思われてしまうのではないか、と。
「鉄は熱いうちに打て」ではありませんが、記憶が鮮明なうちに整理してしまうしかない――そう考えて始めたのが、面談後のメモ整理でした。
面談後の「日常フォロー」3つの習慣
面談の効果を最大化するのは、面談が終了した後の職場での行動です。
① 管理職側の「約束」を必ず実行する
面談の中で「確認しておくよ」「調べておくね」と言ったことは、必ず実行してください。
これが守られないと、部下は「どうせ言っても変わらない」「何を言っても無駄」と感じて信頼感を失います。一度そう思われると、次の面談で本音を話してもらうことが一気に難しくなります。
逆に言えば、小さな約束を守るだけで、面談への信頼感は大きく変わります。「先日話していた〇〇の件、調べたら△△だったよ」――この行動と一言が、部下から管理職への信頼を積み上げにつながっていきます。
約束を守ったとき、守れなかったとき
約束を実行し続けていると、部下の様子に明らかな変化が現れました。
まず、面談中に不明点を積極的に聞いてくるようになりました。そして、これが一番大きい変化なのですが、チームの課題について、小さなことでも包み隠さず話してくれるようになったのです。
「言っても無駄だろう」という空気がなくなると、部下は各自の視点から見えている問題を、ミニマムなレベルまで共有してくれるようになります。管理職にとって、これほどありがたいことはありません。
逆に、約束を実行できなかったときはどうだったか。正直にお話しします。
業務上の目立った不具合は、特にありませんでした。部下から責められることもありませんでした。おそらく、相手も忘れていたのだと思います。ただ、面談時の反応が、どこか薄くなった印象は残りました。
そして、それ以上にこたえたのは自分自身のダメージです。約束を果たせなかったという不甲斐なさで、自分のモチベーションが下がってしまったのです。
約束を守れないことの本当のコストは、部下からの信頼だけではありません。管理職である自分自身が、面談に向き合う力を失っていく――これが、私が実感した一番のリスクでした。
② 日常会話の中で「面談の続き」をする
面談で話した内容を、日常業務の中でさりげなく拾い上げる習慣をつけましょう。
「そういえば、先週の面談で□□が苦手って言ってたけど、今週どうだった？」「あのとき話してくれた件の進捗はどう？なにかわからない部分とかある？」
これは「監視」ではなく「関心」です。部下は、面談で話した内容を管理職が覚えていてくれることで、「ちゃんと聴いてもらえた」という実感を持ちます。例えば面談が数か月に1回だったとしても、日常の会話でフォローすることで、その効果が次の面談まで持続します。
③ 「変化」を見つけたらそのタイミングで声をかける
面談後に書き出した「観察ポイント」を意識しながら、日常業務の中での部下の行動を見ておきます。
改善が見られたとき、良い変化があったとき、すかさずその場で声をかけます。たとえば「最近、報告のスピードが上がってるね。意識してくれてるの？」――面談での約束が日常に結びついていることを、部下自身が実感できる瞬間です。
この積み重ねが、次の面談に向けた「信頼の貯金」になります。
数回前の指摘が実を結んだ、タスク管理の事例
観察を続けていると、数回前の面談で指摘したポイントが改善されていることに気づくタイミングがあります。
ある部下は、自分のタスク管理に課題を感じていました。デイリーの業務に加えて突発のタスクが入ると、何から手をつければいいか整理できなくなってしまう。そこで私は、メモ用紙でもメモアプリでもいいので、タスクを書き出して順番と進捗を簡易的に整理してみることを提案しました。
その後、その部下は自分に合うやり方を自分で見つけました。エクセルファイルでのタスク管理です。私が提案した方法そのままではありません。でも、本人が「これならやりやすい」と感じた形でルーティン化したことで、進捗管理がきちんとできるようになっていきました。
何より印象的だったのは、その部下の変化です。タスク管理ができるようになったことで、自分の仕事に自信を持ち始めたのです。
面談での提案は、その場で完結するものではありません。数回の面談をまたいで、部下自身のやり方に育っていく――だからこそ、観察ポイントを記録しておき、変化に気づける状態にしておくことが大切なのだと実感しました。
やりがちな失敗：面談したという「達成感」で終わってしまう
面談を終えた直後、管理職は「よし、面談が終わった」という達成感を感じやすいです。
でも、部下の側から見ると、面談は次のスタートラインに過ぎません。「管理職が何を言っていたか」より「その後どう動いてくれたか」の方が、部下の記憶に残ります。
面談後に何もアクションがなければ、どれだけ面談を上手く進めても「話をした」という事実だけで終わってしまいます。面談の価値は、その後の行動で決まると言っても過言ではありません。
まとめ：面談は「終わった後」からが本当の正念場
準備→当日→フォローアップ。この3つがつながって初めて、部下との面談は意味を持ちます。
面談終了後の30分間のメモ整理、小さな約束の実行、日常会話での「面談の続き」。どれも特別なことではありません。でも、この積み重ねが「この人に話してよかった」という信頼につながっていきます。
管理職は多忙な業務の合間に面談を実施することになるので、とても負担のかかるタスクです。それでも、小さな積み重ねと工夫によって部下が成長することによってチームの強化につながっていきます。
次回の面談後、ぜひメモを整理する時間をとって、面談のフォローアップにチャレンジしてみてはいかがでしょうか。
それではまた！！
面談シリーズは今回で完結です。準備編から読み返したい方は、部下との面談〈事前準備と心構え編〉からどうぞ。
