どーも。蔵治（Kuraji）です。
ブラッシュアップ雑記の第6回は、誰もが一度は悩む「時間管理」がテーマです。
「一日中バタバタ働いたのに、大事な仕事が一つも終わっていない」――そんな経験はありませんか？これは能力やがんばりの問題ではなく、多くの場合「優先順位のつけ方」に原因があります。
コールセンターで10年以上、管理職として日々発生するタスクを山ほどさばいてきた経験から言うと、仕事が早い人は「全部やろう」としていません。「やる順番」と「やらないこと」を上手に決めているのです。今回は、忙しさから抜け出すための優先順位のつけ方をお伝えします。
なぜ「忙しいのに進まない」のか
目の前のタスクから手をつけてしまう
仕事が進まない人の多くは、「目の前にあるもの」「すぐ終わりそうなもの」から手をつけてしまいます。
メールの返信、ちょっとした雑務、突発で声をかけられた頼みごと……。これらを片付けると「仕事をした気分」にはなれます。でも、本当に大事な仕事は手つかずのまま。一日の終わりに「あれ、何も進んでない」となるのは、この「着手の順番」が間違っているからです。
「緊急」と「重要」は違う
時間管理でつまずく最大の原因は、「緊急なこと」と「重要なこと」を区別できていないことです。
緊急なことは「早くやらなきゃ」という圧があるので、つい優先してしまいます。でも、緊急＝重要とは限りません。本当に成果につながる「重要な仕事」は、たいてい緊急ではないため、後回しにされがちです。この2つを切り分けることが、優先順位づけの第一歩です。
優先順位の「型」―緊急度×重要度
タスクを4つのマスに分けてみる
優先順位づけの定番が、「緊急度」と「重要度」の2軸で、タスクを4つのグループに分ける方法です。
①緊急かつ重要：すぐやる（トラブル対応・締切間近の仕事）
②緊急でないが重要：計画してやる（スキルアップ・改善・準備）
③緊急だが重要でない：減らす・任せる（一部の打ち合わせや会議・突発の頼まれごと）
④緊急でも重要でもない：やめる（なんとなくの作業・惰性で生まれたタスク）
頭の中だけで考えず、実際に紙やメモに書き出して仕分けてみると、自分が今どこに時間を使っているかがはっきり見えてきます。
本当に大切なのは「②」の時間
この4分類で一番のポイントは、「②緊急でないが重要」の時間をどれだけ確保できるかです。
スキルアップ、業務改善、段取りの準備――これらは締切がないため後回しにされがちですが、実は将来の成果を最も左右する仕事です。①の対応に追われるだけの毎日から抜け出すには、意識して②の時間を予定に組み込むことが欠かせません。
今日からできる優先順位づけのコツ
朝イチで「今日の3つ」を決める
優先順位づけは、一日の始まりに決めてしまうのが効果的です。
仕事を始める前に、「今日、絶対に終わらせる3つ」を書き出してみましょう。あれもこれもと欲張らず、3つに絞るのがコツです。この3つを先に片付けると決めておくだけで、目の前の雑務に流されにくくなります。くわえて、「緊急かつ重要」のタスクが発生した際に、3つのタスクのうちどれをリスケするかまで決めておくと、さらに効果的です。
「やらないこと」を決める勇気
優先順位をつけるとは、「やることを選ぶ」と同時に「やらないことを決める」ことでもあります。
時間は有限です。すべてに全力で応えようとすると、結局すべてが中途半端になります。「これは今日はやらない」「これは人に任せる」と手放す勇気を持つことが、本当に大事な仕事に集中するための条件です。減らすことは、サボることではありません。
もし、それでも人に任せることがサボりだと思ってしまう場合は、任せた後の進捗状況を確認してあげましょう。余分なタスクが生まれてしまいますが、任せたことでサボっている罪悪感がなくなると共にあなたのマネジメント力の向上につながります。
まとめ
時間管理は、根性ではなく「優先順位のつけ方」で決まります。
①「緊急」と「重要」を切り分ける
②タスクを4つのマスに分け、「緊急でないが重要」の時間を確保する
③朝イチで「今日の3つ」を決め、「やらないこと」を手放す
忙しさに振り回されるのではなく、自分で時間の使い方を選ぶ。その積み重ねが、仕事の成果と心の余裕につながっていきます。まずは明日の朝、「今日の3つ」を書き出すことから始めてみてください。
それではまた！！
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